Ostatni czas poświęcam tematowi delegowania w przedsiębiorstwie oraz przyczynom, dlaczego tak trudno może być oddać kontrolę i jak praktycznie zacząć ten proces. Uważam że jest to powszechny problem u Naszych, polskich przedsiębiorców. Natomiast jestem przekonana że to nie jest ich błąd czy niekompetencja. Wiem że core wszyskich problemów i największych zmagań, oraz trudności polskiego właściciela rozwijającej się firmy leży w naszej kulturze. Zdaję sobie sprawę, że brzmi to enigmatycznie na tym etapie. Do wyjaśnienia tej kwestii również dojdę. W obszarze prowadzenia jakiejkolwiek działalności gospodarczej w naszej kulturze, zależności i zawiłości jest tak wiele że konieczne jest jest wielowątkowe podejście do tematu. Będę stopniowo zgłębiać każdą z gałęzi tego złożonego tematu, aż dotrzemy do pnia i korzeni. Wracając do głównej myśli na dziś, wiem, że część z Was na pewno już próbowała delegować. I coś poszło nie tak. Zadanie wróciło niewykonane lub wykonane zupełnie inaczej niż oczekiwałeś/aś. I tu może pojawiać się znajome przekonanie: „No właśnie. Wiedziałem/am, że lepiej zrobić to samemu.”
Właściwie – pozwól, że to przeformułuję. Stawiam na to, że to nie delegowanie nie działa. To konkretny sposób, w jaki zostało przeprowadzone, nie zadziałał. I to jest bardzo dobra wiadomość, bo proces zawsze można poprawić.
Najczęstsze przyczyny i co za nimi stoi
Otóż o co chodzi? Większość problemów z delegowaniem zaręczam, nie bierze się ze złej woli ani z braku kompetencji po żadnej ze stron. Oczywiście jeśli wystąpi brak woli to tutaj już nic nie poradzimy. To znaczy że to nie miejsce i czas dla tej osoby. W reszcie przypadków większość problemów bierze się z pominięcia jednego lub kilku kluczowych elementów na starcie.
Zbyt ogólnie sformułowane zadanie
Np.: „Zajmij się tym klientem”. W podobny sposób sformłowanego zadania nie możemy umieścić w kategorii – delegowanie. Upraszczając bardzo, to brzmi bardziej jak zrzucenie zadania lub jak życzenie. Życzenie nie w pejoratywnym znaczeniu. Raczej chodzi mi o takie życzenie: “Ależ ja bym chciała żeby to, a to się zadziało”. Bez określenia jaki dokładnie ma być efekt, w jakim czasie i według jakich kryteriów jakości. Bez wytycznych i wskazówek druga osoba działa nazwę to – po omacku. Tutaj dobrze jest odrobinę przeformatować własny mindset. Warto pamiętać że nikt nie ma takiej samej bazy wiedzy i doświadczeń na których ty ksztłtujesz swoje działania przez całe życie. Co za tym idzie nikt w identyczny sposób nie jest w stanie sobie wyobrazić, domyślić się jak powinno być zrealizowane zadanie: “Zajmij się tym klientem”. A potem obie strony mogą być sfrustrowane – jedna, dlatego że zadanie zostało źle wykonane, a druga, dlatego że nie wiedziała czego właściwie oczekiwano. Nie możemy siebie winić za taki stan rzeczy. Robimy to nieświadomie. Tutaj właśnie wchodzą te kwestie kulturowe: niestety nikt nas odpowiedniego myślenia i postrzegania nie nauczył.
Brak wskazówek decyzyjnych
Spójrz na to z perspektywy osoby, której delegujesz zadanie. Stając przed zadaniem jednocześnie staje przed pierwszym dylematem i nie wie, czy i co może zdecydować samodzielnie, czy i kiedy ma wracać z pytaniem. Jeśli wraca z pytaniem, właściciel może poczuć że „i tak wszystko przez niego przechodzi”. Przez takie, ja to nazywam – sterowanie ręczne czujesz jakbyś i tak cały czas uczestniczył/ła w realizacji zadania. I w rzeczywistości tak jest. A jeśli osoba której powierzono tak sformułowane zadanie zadecyduje samodzielnie, ryzykuje że źle odczyta Twoje intencje i myślę że podświadomie o tym wie, więc pewność w działaniach bardzo spada. To klasyczna pułapka braku precyzyjnych wytycznych decyzyjnych – to ona potrafi zepsuć nawet bardzo dobrze zaplanowane zadanie.
Zbyt krótka krzywa uczenia
Ponieważ pierwsze wykonanie zadania przez kogoś innego rzadko jest idealne, to w tym miejscu wielu właścicieli firm może zinterpretować to jako sygnał, że delegowanie się nie sprawdza. Rozumiem to, bo przesiębiorca tak na prawdę jest poddawany stałej presji. Ale ta sama logika oznaczałaby, że nikt nigdy nie powinien podejmować się i uczyć się niczego nowego, bo to pierwsze podejście nigdy nie jest bezbłędne. Delegowanie zawsze wymaga krótkiego okresu wdrożenia. Trzeba tylko wiedzieć jak to wdrażać żeby ten okres był jak najbardziej płynny i krótki. Czyli lekko i satysfakcjonująco dla obydwu stron. To inwestycja, nie koszt.
Delegowanie bez sprawdzenia – albo ze sprawdzaniem każdego detalu
Szczerze – są to dwa równie częste błędy. Oddanie zadania i całkowite zniknięcie, czyli zostawienie człowieka całkowicie samego na polu boju sprawia, że druga osoba może przez długi czas iść w złym kierunku, nie wiedząc nawet o tym a co za tym idzie, nie mając możliwości korekty. Ale z drugiej strony sprawdzanie każdego kroku to jest tzw. mikrozarządzanie, które jest równie szkodliwe. Podważa poczucie sprawczości osoby której delegujesz powodując znaczny spadek pewności w działaniach a dla przedsiębiorcy podważa sens delegowania. Jak zawsze chodzi o złoty środek. Ale o tym złotym środku – jak sprawdzać postęp bez kontrolowania każdego kroku napiszę osobno, bo temat zasługuje na indywidualne omówienie.
Co warto zrobić zanim ponownie spróbujesz
Zanim oddasz kolejne zadanie, warto zadać sobie trzy pytania:
- Czy opisałem/am dokładnie efekt jakiego oczekuję, a nie tylko czynność?
- Czy ta osoba wie, co, kiedy i na jakiej podstawie może zdecydować samodzielnie?
- Czy dałem/am jej wystarczający kontekst, żeby nie musiała zgadywać?
Jeśli odpowiedź na choć jedno z tych pytań brzmi „no, nie do końca” to tam właśnie leży przyczyna problemu. Nie w ludziach, nie w kompetencjach i nie w delegowaniu jako narzędziu. Tylko właśnie w informacji, której zabrakło na starcie.
Bo delegowanie, któremu towarzyszą jasny kontekst, ramy i wskazówki naprawdę działa. Widziałam to wielokrotnie i jestem przekonana, że droga do ulgi często sprowadza się do jednej, dobrze przeprowadzonej rozmowy, czy opisanej instrukcji. Trzeba tylko spojrzeć na te kwestie pod innym kątem niż nam to “wgrano” w nasz kształtujący się procesorek.
Kultura zarządzania w biznesie dopiero się u Nas kształtuje. Jesteś częścią tego procesu.
A Ty miałeś/aś doświadczenie z delegowaniem, które się nie powiodło? Jak myślisz co mogło być tego przyczyną?
