Ostatnio zwróciłam już uwagę na to, że moim zdaniem opór przed oddaniem kontroli rzadko wynika z braku zaufania bezpośrednio do ludzi. Uważam że często nawet jeśli w ten sposób o tym myślisz, ze swojej perspektywy, to u podstawy jednak wynika on z odpowiedzialności i z tego, że przez lata wypracowałeś/aś własne standardy, które działają. Naturalną konsekwencją tego typu sytuacji jest pytanie, które słyszę bardzo często: „Dobrze, rozumiem że powinienem/powinnam delegować. Ale jak właściwie?”
To pytanie jest ważniejsze niż się wydaje. Bo delegowanie, rozpoczęte w zły sposób, kończy się frustracją po obu stronach i właśnie tym przekonaniem, że „łatwiej zrobić samemu”. A takie przekonanie jest jedną z najskuteczniejszych pułapek, w jakie może wpaść właściciel rozwijającej się firmy.
Delegowanie to nie zrzucanie zadania
Pierwsza i najważniejsza rzecz, którą warto sobie uświadomić to to, że delegowanie to nie jest to samo co pozbycie się zadania. Zrzucenie go ot tak na kogoś innego. Taki sposób niestety nie przyniesie zamierzonych efektów w dłuższej perpektywie. Dlegowanie to przekazanie odpowiedzialności wraz z całym kontekstem, narzędziami i jasno określonym efektem, którego oczekujesz.
Różnica jest ogromna. Bo gdy zrzucasz – mówisz: „Zajmij się tym”. Natomiast gdy delegujesz to mówisz: „Zajmij się tym, oto co powinno być efektem, oto co możesz zdecydować samodzielnie, według takich wytycznych, a tu wróć do mnie z pytaniem.”
To drugie podejście wymaga kilka chwil więcej na początku. Być może jeszcze jenej, króciutkiej chwili w celu dopracowania, jeśli zajdzie taka potrzeba. Ale właśnie ta chwila sprawia, że Ty nie wracasz do zadania już nigdy. Myślę że bilans jest oczywisty.
.
Od czego zacząć?
Z moich obserwacji wynika, że jak zwykle najtrudniejszy jest pierwszy krok. Czyli wybór tego, co w ogóle można oddać. Pomocne tu może być proste ćwiczenie, które stosuję: przez jeden tydzień zapisuj każde zadanie, które wykonujesz. Nie oceniaj, nie filtruj tylko po prostu notuj suche fakty. Po tygodniu masz listę, która bardzo często zaskakuje swoich autorów. Okazuje się, że spora część codziennej pracy to zadania powtarzalne, mechaniczne lub niewymagające Twojej unikalnej wiedzy ani decyzyjności.
To właśnie od nich warto zacząć. Nie od strategii, nie od kluczowych klientów tylko od tych zadań, które po prostu zabierają czas, a mogłyby spokojnie funkcjonować bez Twojego udziału.
Czego możesz się spodziewać na poczatku?
Warto być z sobą szczerym: pierwsze delegowanie rzadko przebiega idealnie. Osoba, której oddajesz zadanie, może potrzebować więcej czasu niż Ty. Efekt może wyglądać inaczej niż byś to zrobił/a Ty. I to jest wbrew pozorom całkowicie w porządku. Bo nikt nie posiadł jeszcze żadnej umiejętności w stopniu perfect w pół sekundy. Zawsze potrzeba chwili.
Badania nad efektywnością organizacyjną pokazują, że krzywa uczenia się (czyli: zależność między czasem poświęconym na naukę lub liczbą powtórzeń zadania, a stopniem opanowania umiejętności) przy przejmowaniu nowych zadań jest nieunikniona. Kluczowe jest to, by nie interpretować faktu wystąpienia tego zjawiska jako dowodu na to, że „lepiej zrobić samemu”. Ty również poświęciłeś/aś czas na to żeby opanować w stopniu zadawalającym umiejętniości do realizacji tego zadania. To etap, który mija, pod warunkiem że dasz mu czas i odpowiedni kontekst na starcie. A im precyzyjniej określony kontekst, tym czas potrzebny na opanowanie zadania jest krótszy.
Delegowanie jako inwestycja, a nie koszt
Zmiana, którą obserwuję u przedsiębiorców, którzy przeszli przez ten proces, jest zawsze podobna. Na początku jest niepewność i opór. Po kilku tygodniach ulga i zdumienie, ile to czasu można odzyskać. I w końcu pytanie, dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?
Delegowanie nie zabiera Ci kontroli nad firmą. Delegowanie oddaje Ci kontrolę nad czymś najcenniejszym, czyli nad własnym czasem i energią, które teraz możesz spokojnie już zainwestować w rozwój firmy.
Zastanawiam się: co jest dla Ciebie najtrudniejsze w myśleniu o delegowaniu? Czy to kwestia zaufania, czasu na wdrożenie, czy może coś zupełnie innego?
