Biznes się kręci. Ale coś jest nie tak. Co?
Znam dwie wspaniałe specjalistki które przez lata budowały swoją firmę w branży weterynaryjnej z pasją i ogromnym zaangażowaniem od zera. Są naprawdę świetne w tym co robią. Klienci to docenili. Firma rosła. Zdobyły duże uznanie w swojej branży dzięki kompetencjom i profesjonalnemu podejściu.
Kiedy podjęły trudną decyzję aby zatrudnić kogoś do pomocy, to z czasem zauważyły że ciężko jest im znaleźć równie kompetentnych ludzi do pracy. Ci których zatrudniały po zdobyciu od nich wiedzy i umiejętności odchodzili aby wykorzystać ją dalej. Dziewczyny postanowiły więc to zmienić i stworzyły akademię w której same szkolą i przygotowują do zawodu. Piękna historia, prawda?
A jednak w pewnym momencie coś się zaczęło sypać. To nie był problem z klientami czy pracownikami, nie jakością usług, ani nie z reputacją.
Co takiego może zatrzymać prężnie rozwijającą się firmę prowadzoną przez dwie świetne specjalistki pełne pasji i determinacji?
Pułapka którą zastawia własna eksperckość
Nie każdy świetny specjalista musi być jednocześnie świetnym managerem i przedsiębiorcą. Właśnie ta luka między byciem doskonałym w swojej dziedzinie a prowadzeniem firmy jako systemu jest jednym z najczęstszych źródeł przeciążenia i wypalenia w małych polskich firmach.
Koncepcję tę sformułował jeden z największych światowych autorytetów w dziedzinie rozwoju małych i średnich firm – Michael E. Gerber.
Gerber udowadnia że wiele małych firm nie rodzi się z wizji biznesowej przedsiębiorcy, lecz z tzw. „napadu przedsiębiorczego” u wybitnego specjalisty.
Wielu wspaniałych specjalistów zakłada firmy bo uwielbiają to co robią, są świetni w tym co robią i marzą o tym żeby wykonywać swoją pracę na własnych zasadach. Nie być tylko pracownikiem wykonującym pracę według czyjejś wizji, z którą nie koniecznie się zgadza ale kształtować miejsce w którym praca będzie wykonywana idealnie.
Uważam że to jest najwspanialsza motywacja.
Jednak wiele razy spotkałam się z tym że w momencie tej wielkiej decyzji umyka jedna bardzo ważna rzecz.
Że do pracy którą kochasz dojdą sprawy którymi nigdy wcześniej się nie zajmowałeś/aś. Zarządzanie, administracja, koordynacja, sprzedaż, obsługa klienta, pilnowanie finansów, etc. Cała ta sfera która nie ma nic wspólnego z tym dlaczego założyłeś/aś firmę ale nagle zajmuje coraz więcej czasu i energii.
Na początku można sobie poradzić w kilku rolach naraz. Entuzjazm i motywacja robią swoje. Z czasem gdy firma zaczyna rosnąć w każdej z tych sfer przybywa obowiązków, w których niekoniecznie odnajdziesz w sobie talent i fascynację. Bo nie każdy specjalista musi być jednocześnie managerem i przedsiębiorcą. Ale odpowiedzialny i zdeterminowany specjalista zrobi wszystko żeby podołać – nawet rzeczom które go męczą i w których się nie odnajduje. Płaci jednak za to cenę której długo nie widać.
Praca wykonywana wcześniej z zamiłowaniem staje się rutynowa. Każdy dzień w wymarzonej firmie staje się żmudną robotą. Entuzjazm wyparowuje. Pojawia się poczucie bezradności.
Zrezygnowałeś/łaś z jednego etatu i założyłeś/łaś firmę po to żeby się zajeżdżać na dwóch lub trzech etatach?
A moje klientki? Biznes sunął do przodu napędzany ich energią, motywacją i determinacją a dziewczyny na tej fali razem z nim. Skupione głównie na tym aby profesjonalnie dostarczyć klientom wartość, rozwijać siebie i usługę. Tylko że w pewnym momencie okazało się że prowadzą tak naprawdę dwa biznesy równolegle. Bez wypracowanych systemów, bez poukładanych procesów, bez jasnych zasad kto co decyduje i jak postępuje w konkretnych sytuacjach. Każda nawet ta najmniejsza decyzja zależała od nich. Każdy pracownik przychodził z pytaniem które wydawało się oczywiste do momentu kiedy we dwie kształtowały firmę. Bieżączka pożerała wszystko.
Efekt?
Niezły chaos. I dwie zmęczone właścicielki które założyły firmę z miłości do swojej pracy a teraz tonęły w rzeczach które nie miały z tą pracą wiele wspólnego.
Nie rezygnuj – zmień perspektywę
Kochani specjaliści nie rezygnujcie.
Jesteście motorem napędowym rozwoju i biznesu. Wasz zapał i wiedza są fantastyczne.
Rezygnacja ani zmuszanie się do rzeczy do których się nie ma absolutnie predyspozycji nie jest rozwiązaniem. Ktoś kto z empatią pomoże spojrzeć na firmę z innej perspektywy i pomoże poukładać tę codzienność tak żeby znów była motywująca i napawała dumą – może być rozwiązaniem.
Na początku współpracy z dziewczynami pierwszym krokiem była głęboka diagnoza przeprowadzona wspólnie. W zasadzie same jej dokonały – ja jedynie trochę kierowałam. Takie podejście uważam za najbardziej efektywne. Dzięki niemu zobaczyły własną firmę z perspektywy której wcześniej nie miały czasu ani przestrzeni przyjąć.
To jest właśnie jedna z kluczowych kompetencji Business Managera – empatia, wsparcie a przede wszystkim umiejętność pokierowania i przeprowadzenia takiej diagnozy. Spojrzenia na firmę z dalszej perspektywy. Dojrzenia gdzie brakuje procesów, gdzie one są konieczne do usystematyzowania pracy, gdzie procesy się korkują, gdzie informacje się gubią, gdzie właściciel niepotrzebnie uczestniczy w czymś co mogłoby działać bez niego.
Przedsiębiorca często tego nie widzi dlatego że jest w środku tego kołowrotka. Za blisko żeby zobaczyć cały obraz. Pędzi za tym wszystkim bo taka jest jego odpowiedzialność.
Słowniczek decyzyjny dla całej firmy
Pierwszym konkretnym zadaniem było usystematyzowanie pracy na każdym stanowisku. Stworzyłyśmy standardy i procedury obowiązujące w kluczowych obszarach firmy i w obszarach „niczyich”. Czyli jasne wytyczne które opisywały jak postępować w konkretnych sytuacjach, jakie decyzje pracownik może podjąć samodzielnie i gdzie szukać informacji gdy nie wie co zrobić.
To jest właśnie ten „słowniczek decyzyjny” rozbudowany do poziomu całej firmy.
Owszem, to wymaga pracy i poświęcenia energii. Ale poświęcasz ją raz a reszta bieżączki już więcej Cię nie dotyka.
Jeśli jesteś świetnym specjalistą który założył firmę z pasji i czujesz że ta firma zaczyna Cię przytłaczać zamiast dawać satysfakcję to jest to sygnał że firma zbliża się do poziomu w którym potrzebuje czegoś więcej niż Twojej wiedzy eksperckiej w tym co robisz najlepiej.
Oczywiście idealna sytuacja to taka kiedy nie dopuścimy do pojawienia się chaosu – nawet jak jesteś soloprzedsiębiorcą.
Znam przypadki soloprzedsiębiorców którzy dzięki wsparciu business managera czy operacyjnej wirtualnej asystentki fenomenalnie prowadzą swoje firmy bez zatrudniania pracowników na etat. W ich projektach pracuje czasem nawet kilkanaście i kilkadziesiąt osób ale nadal są soloprzedsiębiorcami i nie zatrudniają na etat ani jednej osoby. Zdaję sobie sprawę z tego że nie we wszystkich działalnościach taki model jest możliwy.
Natomiast jestem przekonana że każdą firmę możemy ustawić tak żeby właściciel pracował nad nią a nie w niej.
Architekt zamiast strażaka — jak wygląda firma po zmianie
Efekt wspólnej pracy z dziewczynami był konkretny i szybki. Pracownicy przestali przychodzić z każdym drobiazgiem bo wiedzieli co robić. Właścicielki przestały być angażowane do najmniejszych decyzji bo system który stworzyłyśmy to wszystko za nie robił. Odzyskały czas. Odzyskały poczucie panowania nad firmą. A pracownicy zyskali stabilizację i pewność w działaniu. Sytuacja win – win.
Standardy i procedury oczywiście nie są czymś co tworzy się raz i zapomina. Dziewczyny po tym jak zobaczyły co to daje, kiedy jest dobrze zrobione – same zaczęły je doskonalić. To jest właśnie ten moment w którym właściciel przestaje być wykonawcą a zaczyna być architektem swojej firmy.
Przestaje pracować w firmie i zaczyna pracować nad firmą co jest konieczne jeśli twoja wizja przyszłości nie kończy się na harowaniu na kilku etatach we własnej firmie, do końca świata i jeden dzień.
Dziś dziewczyny ogarniają zaległości które narastały przez długi czas gdy bieżączka nie pozwalała się nimi zająć. Tworzą przestrzeń na nowe projekty które są częścią ich wizji i rozwoju firmy.
Wspomniane wsparcie w postaci business managera zagłębia się w firmę, poznaje ją, stara się zrozumieć i robi diagnozę. Widzi gdzie są wąskie gardła i gdzie system wymaga poukładania. Następnie wspólnie z właścicielem tworzy standardy i procedury które sprawiają że firma przestaje być uzależniona od jego ciągłej obecności przy każdym trybie. Koordynuje, wspiera i cały czas trzyma rękę na pulsie żebyś mógł/mogła zająć się tym po co tak naprawdę stworzyłeś/łaś tę firmę i co przynosi Ci największą satysfakcję oraz dumę.
Osoba od spraw operacyjnych przejmuje zadania, koordynację, komunikację, pilnowanie terminów, organizację wydarzeń i sprawia że te obszary działają płynnie bez angażowania właściciela.
Operacyjny business manager wciela Twoją wizję w życie i towarzyszy Ci w jej realizacji na każdym etapie.
Obydwa profile wsparcia łączy jedno – zagłębiają się w firmę jako empatyczni partnerzy którzy rozumieją kontekst i zależy im na tym żeby firma działała najlepiej. Nie jako zleceniobiorcy od jednorazowych zadań. Jednorazowe zadania delegowane nadal musisz koordynować Ty. Współpracując z operacyjnym Business Managerem czy operacyjną Wirtualną Asystentką nadal możesz delegować jednorazowe zadania ale już ich nie koordynujesz. A nawet nie zajmujesz się ich delegowaniem.
Twoja firma może być czymś więcej niż pracą. Nawet myślę że powinna być czymś więcej niż pracą. I Ty możesz wrócić do tego co w niej kochasz. To jest moja wizja.
Widzisz u siebie ten moment w którym firma zaczęła rosnąć szybciej niż nadążasz za jej porządkowaniem?
A może jeszcze nie dotarłeś/łaś jeszcze do ściany ale czujesz że management i kwestie operacyjne w biznesie to nie jest Twój konik i chcesz żeby Twój biznes działał idealnie?
Napisz do mnie bo chętnie opowiem jak może to wyglądać w Twojej firmie. Ty pokażesz mi swoją wizję a ja pomogę Ci ją zrealizować.
