Biznes się kręci. Ale czujesz że coś jest nie tak. Skąd właściwie wiadomo co wymaga zmiany?
Wyobraź sobie że decydujesz się w końcu coś zmienić w swojej firmie żeby mieć więcej czasu i spokojniej działać. Podejmujesz współpracę z kimś z zewnątrz. Z business managerem czy operacyjną wirtualną asystentką. Pierwsza rzecz którą się zadzieje to rozmowa i diagnoza. Nie zaczynamy od zmieniania niczego. Nie wdrażamy nowych narzędzi. Nie reorganizujemy zespołu ani nie tworzymy procedur od razu.
Możesz mieć wątpliwości czy efekty będą warte tego poświęconego czasu? Czasu który może wyglądać na bez efektywny, bo nie otrzymasz rezultatu tu i teraz. Rozumiem że może to tak wyglądać. Ale jestem przekonana że właśnie moment diagnozy, zanim cokolwiek zostanie zmienione jest tym który decyduje czy zmiana w firmie będzie trwała czy skończy się zawodem.
Najdroższa zmiana w firmie to ta która rozwiązuje objaw zamiast przyczyny.
Dlaczego diagnoza jest trudniejsza niż się wydaje
Gdy przedsiębiorca czuje że coś nie działa bardzo często wie co go boli. Wie że czas odpowiedzi na zapytania klientów jest zbyt długi. Wie że pracownicy przychodzą z pytaniami o rzeczy które powinni wiedzieć sami. Wie że nie ma czasu na planowanie bo bieżączka pożera każdy dzień.
To są objawy.
Przyczyna może bardzo często leży dużo głębiej. Może okazać się że czas odpowiedzi na zapytania klientów jest wydłużony nie dlatego że brakuje procedury mailowej ale dlatego że nie ma jasnego podziału kto za co odpowiada w zespole. Może się okazać że pracownicy przychodzą z pytaniami tak często dlatego że nigdy nie dostali wskazówek i przestrzeni do podejmowania decyzji samodzielnie. Może się okazać że bieżączka pożera każdy dzień dlatego że praca nie jest ułożona według schematów i priorytetów.
Ukrytych niuansów i powodów może być naprawdę wiele. Ile biznesów tyle różnych kombinacji powodów dla których w Waszą pracę wkrada się chaos. Właśnie dlatego diagnoza jest trudna. Wymaga spojrzenia na firmę bez emocji właściciela, bez przyzwyczajeń które narosły przez lata i bez presji za to z dalszej perspektywy.
Właściciel rzadko ma tę perspektywę. Dlatego że jest w środku karuzeli. Każdy dzień. Od samego początku. I to co dla wprawionego obserwatora jest oczywistym sygnałem – dla właściciela firmy jest normalną częścią krajobrazu którą dawno przestał zauważać.
Jak wygląda diagnoza?
Dobra diagnoza firmy to nie jest audyt który kończy się raportem z pięćdziesięcioma slajdami. To rozmowa a nawet kilka rozmów. Uważne obserwowanie tego co się dzieje między słowami.
Dobra diagnoza firmy zaczyna się od zrozumienia wizji właściciela a nie struktury firmy, ale tego po co ta firma istnieje i dokąd ma zmierzać. Każda zmiana operacyjna powinna służyć tej wizji. Jeśli nie wiadomo dokąd się zmierza to ciężko jest podejmować decyzje, które będą nas przybliżać do celu.
Następnie przychodzi czas na mapowanie codzienności. Brzmi skomplikowanie ale jest to po prostu skrupulatne zebranie i spisanie informacji:
- Jak wygląda typowy dzień w firmie?
- Kto podejmuje i jakie decyzje?
- Gdzie informacje przepływają sprawnie a gdzie się korkują?
- Które zadania zawsze wracają do właściciela firmy i dlaczego?
- Które obszary działają dobrze nawet bez jego udziału?
To jest właśnie to mapowanie które pozwala zobaczyć firmę jako system a nie jako zbiór niezależnych spraw które trzeba ogarniać każdego dnia osobno w randomowych momentach.
Na tym etapie często obserwuję moment zaskoczenia. Nie dlatego że wychodzą na jaw jakieś poważne problemy. Ale dlatego że właściciel po raz pierwszy widzi własną firmę z perspektywy której nigdy wcześniej nie miał okazji przyjąć. I nagle staje się oczywiste skąd pochodzi zmęczenie, gdzie ucieka czas i dlaczego pewne rzeczy nigdy nie wychodzą tak jak powinny.
Co diagnoza daje w praktyce
Diagnoza dobrze przeprowadzona daje trzy konkretne rzeczy.
Klarowność. Właściciel przestaje mieć poczucie że wszystko jest równie pilne i równie ważne. Zaczyna się klarować pewna hierarchia – co wymaga natychmiastowej zmiany, co można poukładać stopniowo i co działa wystarczająco dobrze żeby zostawić to na koniec lub nie ingerować nawet w to.
Punkt zaczepienia. Zamiast próbować zmienić po omacku, wszystko naraz – zaczyna być jasne od czego warto zacząć. Jeden właściwie wybrany obszar który zostanie poukładany uruchamia pozytywną zmianę również w innych obszarach.
Wspólny język. Właściciel i osoba która jest zaangażowana żeby wesprzeć działanie firmy rozumieją tak samo co jest ważne, jakie standardy są potrzebne i dokąd firma zmierza. To jest fundament bez którego każda kolejna zmiana jest budowaniem na piasku.
Warto też wiedzieć że diagnoza nie jest jednorazowym wydarzeniem na początku współpracy. Dobry business manager czy wirtualna asystentka operacyjna towarzyszy w rozwoju firmy i wraca do diagnozy regularnie bo firma zmienia się i rośnie a to co działało sześć miesięcy temu może dziś wymagać korekty.
Dlatego uważam że bardzo ważna jest w takiej współpracy umiejętność podejścia partnerskiego osoby którą wybierzesz do współpracy i której zaufasz.
