Czego możesz się spodziewać?
Ostatni czas poświęcam delegowaniu. Zgłębiam powody dlaczego przedsiębiorcy jest tak trudno oddać kontrolę, jak praktycznie zacząć delegować i jak sprawdzać postęp bez wchodzenia w każdy detal bo mam perspektywę dzięki której bardzo wyraźnie widzę jak dużo przedsiębiorca może zyskać dzięki delegowaniu. Ale widzę też że właściciele biznesów mają w tej sferze duże opory, bądź brakuje im właśnie tej perspektywy, która pozwoli dojrzeć jak dużo można dzięki temu zyskać.
Myślę że to dobry moment żeby zatrzymać się przy pytaniu które pojawia się dość naturalnie po pierwszych krokach z delegowaniem – dobrze, zaczęłam/zacząłem delegować. I co teraz? Czego i kiedy właściwie mogę się spodziewać?
Takie wątpliwości są zupełnie uzasadnione. Kiedy masz styczność z czymś pierwszy raz a na dodatek wewnętrznie musisz walczyć ze swoimi oporami to dla pewności potrzebujesz wiedzieć jaki efekt możesz uzyskać dzięki, włożonym nakładom. Bo jakby nie było delegowanie jest to inwestycja w postaci nakładu energii, czasem energii i nakładów finansowych.
Niestety nasz umysł jest tak skonstruowany że jesteśmy skłonni bardzo ale to bardzo mocno wydatkować najcenniejsze, własne, takie nienamacalne zasoby w postaci energii. To jest mechanizm trochę podobny do tego, kiedy człowiek potrafi sobie bardzo łatwo szkodzić przez długi czas jeśli nie odczuwa dotkliwych konsekwencji z tego tytułu tu i teraz. Trochę traumatyczne porównanie ale to ono zawsze mi przychodzi na myśl bo dla mnie właśnie doskonale obrazuje ten fenomen. Mam na myśli palenie papierosów. Bardzo dawno nauka udowodniła i wiele razy potwierdziła jak zły wpływ na organizm człowieka ma palenie tytoniu. A jednak… Nakładanie na siebie coraz więcej obowiązków, odpowiedzialności, zmuszanie umysłu do funkcjonowania na bardzo wysokich obrotach non stop powoduje naprawdę duże koszty. Ale ponieważ to nie są dotkliwe i widoczne od razu koszty, w postaci na przykład nagłej kontuzji, która Cię tu i teraz unieruchomi, czy dużej ilości złotówek które musisz tu i teraz oddać w związku z tym jak funkcjonujesz to nasz umysł w Twoim pędzie te informacje traktuje jak nie ważne, bo otrzymuje kolejne i kolejne, tak bardzo pilne zadanie do wykonania na tu i teraz. Tak właśnie niepostrzeżenie zatracasz zdolność do spoglądania w szerszej perspektywie na to jak funkcjonujesz i nie jesteś w stanie dostrzec że staje się to szkodliwe i kosztowne dla Ciebie i Twojego biznesu.
Wracając do pytania – czego właściwie można się spodziewać po pierwszym czasie w procesie delegowania zadań i odpowiedzialności? To pytanie jest ważniejsze niż mogłoby się wydawać. Bo myślę że niedopasowanie oczekiwań potrafi bardzo skutecznie zniechęcić do kontynuowania korzystania z mega użytecznego narzędzia jakim jest delegowanie.
Pierwsze dni – więcej pytań niż obiecanego spokoju
Otóż o co chodzi – nie bądź w gorącej wodzie kąpany/na. To moja największa prośba. Nie od razu Rzym zbudowano. Pierwszy tydzień po oddaniu zadań rzadko przynosi ulgę. Myślę że wręcz przeciwnie. Pojawiają się pytania których się nie spodziewałeś/aś. Osoba której delegowałeś/aś zadanie wraca z wątpliwościami które Tobie wydają się oczywiste. Masz ochotę powiedzieć – no przecież to jasne, po co pytasz. Nie ulegaj klątwie wiedzy. Pokrótce – to sytuacja w której pewne rzeczy znasz tak dobrze i tak długo z tym funkcjonujesz, że stają się dla Ciebie naturalne. Podkreślę “dla Ciebie”. Jak już wspominałam kiedyś, posiadasz zupełnie niepowtarzalny pakiet danych i doświadczeń. Dobrze jest pamiętać o tym na każdym etapie interakcji z innymi ludźmi.
I tu właśnie jest ten moment który wymaga zatrzymania się. Bo z mojej perspektywy wspomniane wyżej pytania to nie jest sygnał że delegowanie nie działa a jest to sygnał że druga osoba uczy się Twoich standardów. Standardów które Ty wypracowałeś/aś przez miesiące lub lata, i które dla Ciebie są absolutnie oczywiste bo Ty je tworzysz. Dla kogoś kto wchodzi w Twój świat po raz pierwszy – niekoniecznie.
Warto pamiętać że im precyzyjniej odpowiesz na te pierwsze pytania tym szybciej kolejnych pytań będzie mniej.
Drugi i trzeci tydzień – pierwsze oznaki zmiany
Gdzieś między drugim a trzecim tygodniem zaczynają się pozytywne zmiany. Zadania wracają coraz rzadziej z prośbą o korektę. To znak że osoba której delegowałeś/aś zaczyna rozumieć Twój rytm i oczekiwania. Zamiast pytać o każdy detal – zaczyna proponować rozwiązania.
Spójrz na to z takiej perspektywy – wyobraź sobie właścicielkę niewielkiej firmy usługowej, która od lat sama obsługiwała całą komunikację mailową z klientami, pilnowała terminów i przypominała podwykonawcom o zadaniach. Generalnie koordynowała wszystkie działania w firmie. W pewnym momencie dociera do punktu w którym nie jest w stanie obsłużyć większej ilości klientów ani też nie ma możliwości poświęcić czasu i energii na rozwój firmy. Może chciałaby trochę zmienić czy dodać jakiś nowy profil działania firmy w skutek czego profil klienta również mógł się zmienić. Albo też żeby mogła realizować swoje pomysły i ambicje. Codzienność która brzmi znajomo, prawda?
W pewnym momencie przychodzi czas na decyzję aby oddać część zadań bo inaczej można stać w tym miejscu w nieskończoność. Zadań na które nie wystarcza Ci już czasu, tych które porządkują flow pracy w twojej firmie lub tych które realnie wspierają rozwój twojej firmy.
Wiem że w naszej rzeczywistości zatrudnienie kogoś na etat jest bardzo dużym obciążeniem. Nie tylko finansowym ale jest to też wielka odpowiedzialność. Jest jednak atrakcyjne rozwiązanie w takiej sytuacji. Można wejść we współpracę z osobą, która pracuje w taki sposób jak ja. Czyli pracuje zadaniowo przejmując od Ciebie pojedyncze zlecenia czy całe projekty. Może również pracować z tobą w długoterminowej perspektywie wspierając cykliczne lub stałe działania twojej firmy, ale nadal na zasadzie podwykonawcy. Taka osoba może koordynować również całą, jedną gałąź twojej działalności. Mowa tutaj o wirtualnej asyście wyspecjalizowanej w porządkowaniu zaplecza operacyjnego firmy, zarządzaniu oraz w działaniach kreatywnych. W czym dokładnie może Ci pomóc wirtualna asystentka? Opiszę wszystko w kolejnym artykule.
U naszej bohaterki pierwsze dni były dokładnie takie jak opisałam wyżej – pytania, doprecyzowania, chwilami poczucie że to więcej pracy niż dotychczas. Ale już w trzecim tygodniu coś się zmieniło. Maile były obsługiwane bez jej udziału. Terminy były pilnowane bez przypominania. A ona po raz pierwszy od miesięcy miała rano czas żeby spokojnie zaplanować dzień zamiast od razu wchodzić w tryb reagowania.
Nie twierdzę że tak wygląda każda historia. Ale myślę że taki scenariusz jest możliwy szybciej niż większość przedsiębiorców się spodziewa. Warunkiem jest przeprowadzenie z odpowiednią cierpliwością i precyzją tego procesu na starcie.
Czwarty tydzień i dalej – nowa normalność
Mam wrażenie że czwarty tydzień to moment w którym większość właścicieli firm zaczyna naprawdę czuć zmianę. Nie spektakularną ale realną. Pewne rzeczy po prostu przestają zajmować miejsce w głowie. I dopiero wtedy, gdy ta przestrzeń się pojawia, widać jak bardzo jej brakowało.
To nie jest jeszcze moment w którym wszystko działa idealnie i bez Twojego udziału. To raczej moment w którym zaczyna być widać że ten kierunek ma sens. I że warto iść dalej. Pojawia się przestrzeń na głębokie odetchnięcie i spojrzenie na Twój biznes z tej perspektywy z której widać coraz wyraźniej jakie działania można podjąć aby się rozwijać.
Co pomaga w tych pierwszych tygodniach?
Z moich obserwacji wynikają trzy rzeczy które myślę że robią największą różnicę.
- Pierwsza to cierpliwość wobec pytań na początku. Im bardziej dostępna/dostępny jesteś w pierwszym tygodniu, tym szybciej stajesz się mniej niezbędna/niezbędny w kolejnych.
- Druga to krótki, umówiony z góry moment przeglądu. Nie codziennie ale za to regularnie. Żeby obydwie strony wiedziały że jest przestrzeń na omówienie tego co na tapecie, zanim pojawi się problem.
- Trzecia to gotowość na to że efekt będzie wyglądał inaczej niż gdybyś zrobiła/zrobił to sam/a. Niekoniecznie gorzej – po prostu inaczej. I myślę że akceptacja tej różnicy to jeden z trudniejszych, ale też najważniejszych kroków w całym procesie delegowania.
Na końcu tej drogi rodzi się zaufanie i spokój, dzięki którym możemy stworzyć fajne flow współpracy.
W tekście powyżej używam miary czasu wyrażonej w tygodniach dlatego że przy regularnej współpracy najczęściej widzę że mniej więcej w takim przedziale czasu współpraca się krystalizuje i daje efekty. Czy to zlecając na zewnątrz zadania czy też porządkując i delegując wewnątrz – swoim pracownikom. Oczywiście nie każę Ci czekać 4 tygodnie na realizację jednego zadania oddelegowanego. Szacuję że średnio w przeciągu takiego okresu współpraca ewoluuje do płynnego flow.
Jesteś na etapie pierwszych tygodni z delegowaniem? A może dopiero rozważasz ten krok? Jak to wygląda z Twojej perspektywy?
Na moich socialmediach również pokrótce poruszam te wątki i będę wdzięczna za pozostawienie kilku słów jak to wygląda z Twojej perspektywy. Jest to dla mnie zawsze cenna wiedza do poszerzania horyzontów.
