O tym, że twoja firma nie musi stanąć w miejscu bez Ciebie
Obserwuję, że prowadzenie firmy w Polsce to często rola jednoosobowego sztabu kryzysowego. Każda oferta, każdy trudny mail od klienta czy nawet wybór papieru do drukarki – wszystko przechodzi przez Ciebie. I choć czasem narzekasz na nadmiar pracy, w głębi duszy pojawia się cicha wątpliwość, że gdybyś to komuś oddał/a, coś może zostać niedopatrzone, jakość ucierpi, a w najczarniejszym scenariuszu: klient to odczuje.
Myślę, że ten opór przed oddaniem kontroli nie bierze się z braku zaufania do ludzi. Mam głębokie przekonanie, że bierze się z ogromnego poczucia odpowiedzialności za markę, którą budujesz pod własnym nazwiskiem. Problem polega na tym, że ta sama dbałość o detale, która dała Ci sukces, teraz zaczyna Cię więzić.
Kiedy kontrola staje się ciężarem?
W psychologii biznesu mówimy o pułapce mikrozarządzania. Objawia się w bardzo konkretnych, codziennych sytuacjach. Pracownik przerywa Ci ważną pracę pytaniem o rabat dla klienta, choć rozmawialiście o tym już tydzień temu. Wieczorem, zamiast odpoczywać, poprawiasz literówki w prezentacji, którą przygotował Twój zespół. Masz opory przed wyłączeniem telefonu na wakacjach, bo wiesz, że bez Twojej decyzji w sprawie reklamacji czy zamówienia proces może po prostu stanąć.
Z perspektywy Teorii Ograniczeń, koncepcji zarządzania opracowanej przez dr. Eliyahu Goldratta, która mówi że w każdej rosnącej strukturze pojawia się moment, w którym dotychczasowy sposób działania staje się zbyt ciasny. Gdy każda decyzja musi przejść przez jedną osobę, rozwój naturalnie zwalnia bo napotyka na fizyczne granice Twojej doby i energii. Zauważam że ma to swoje odzwierciedlenie bardzo wyraźne w naszej rzeczywistości.
Innymi słowy to nie kompetencje są tu problemem. Problemem jest to, że cały ciężar decyzji spoczywa na jednych ramionach i że te ramiona mają tylko 24 godziny doby.
System, który wie, co robić
Często zdaża mi się słyszęć że „U mnie się nie da opisać procedur, tu każda sprawa jest inna”. Rozumiem to podejście i wiem, że tak właśnie wygląda to od środka. Ale z zewnątrz mogę zauważyć coś innego. Mianowicie 80% chaosu w firmie to powtarzalne schematy, które po prostu nie zostały zdefiniowane i ustrukturyzowane.
Prawdziwa kontrola nie polega na tym, że osobiście sprawdzasz każdy przecinek. Polega na tym, że tworzysz standardy. To takie „instrukcje obsługi” Twojej wizji dzięki którym zespół wie, jakie decyzje może podjąć samodzielnie, ja jakich danych może tę decyzję opierać, gdzie szukać informacji by nie przerywać Ci pracy, i jaka jakość jest dla Ciebie akceptowalna, a jaka wymaga poprawki.
Budowanie takiej struktury to nie biurokracja. To zdejmowanie z Twoich barków konieczności bycia encyklopedią dla każdego pracownika i podstawy dla pewności w działaniu Twojego zespołu. To też konkretny zysk czasowy. Warto pamiętać, że każde wyrwanie z koncentracji, nawet przez pozornie błahą sprawę, kosztuje średnio około 23 minut powrotu do pełnego skupienia. Gdy takich przerw jest kilka dziennie, tracisz nie minuty a godziny. Ciągłe odrywanie uwagi od aktualnego zajęcia może skutkować również błędami, które generują fizyczne koszty.
Odzyskanie roli lidera, a nie strażaka
Uważam, że największym sukcesem właściciela firmy jest moment, w którym firma działa sprawnie, gdy on zajmuje się strategią, lub po prostu wyjeżdża na weekend czy wakacje bez laptopa. To nie sprawia, że jesteś mniej ważny/a. Wręcz przeciwnie. Wreszcie masz czas na budowanie relacji z kluczowymi klientami i szukanie nowych kierunków, których nie dostrzegasz, gdy cały dzień jesteś skoncentrowany/na na gaszeniu pożarów. Tak! załatwianie spraw i wykonywanie zadań na ostatnią chwilę to jest właśnie ciągłe gaszenie pożarów. W takim trybie one będą się namnażać bez końca, a Ty nie będziesz w stanie spokojnie spojrzeć na swój biznes z dalszej perspektywy.
Odpuszczanie kontroli zaczyna się od zaufania do dobrze ułożonego systemu. System jest fundamentem budowania zaufania do ludzi którym delegujemy. Bo ostatecznie chodzi o to, byś miał/a firmę, która służy Tobie a nie taką, która bez Ciebie przestaje oddychać.
Jestem przekonana, że spokój płynący z pewności, że „oni wiedzą, co robić”, to najlepszy prezent, jaki możesz sprawić sobie i swojemu biznesowi.
A jak to wygląda u Ciebie? Czy jest w Twojej firmie coś, czego nie potrafisz oddać choć głęboko w środku wiesz, że powinieneś/powinnaś?
