O złotym środku w delegowaniu.
Wcześniej była już wzmianka o tym, że delegowanie bez sprawdzenia i delegowanie ze sprawdzaniem każdego detalu to dwa równie częste scenariusze, które mogą podważać sens całego procesu delegowania. Ważne było żeby do tej kwestii wrócić, więc wracam.
Myślę że to jest jeden z tych tematów, który na pierwszy rzut oka wydaje się oczywisty. Może się wydawać że przecież każdy wie, że trzeba znaleźć we wszystkim złoty środek, prawda? Ale w praktyce, gdy jesteś właścicielem firmy i masz w głowie jednocześnie klientów, terminy, zarządzanie jakością i strategię, etc. ten złoty środek potrafi być naprawdę trudno uchwytny.
Dwa scenariusze często spotykane
W pierwszym osoba delegująca znika całkowicie po oddaniu zadania. Rozumiem skąd to się bierze – w końcu po to delegujesz. Żeby mieć spokój i nie zajmować się tym więcej. Ale widzę że taka forma może nieść ze sobą pewne ryzyko. Otóż, osoba która przejęła tak zadanie może przez długi czas iść w zupełnie innym kierunku niż sobie wyobrażałeś/aś i nawet o tym nie wiedzieć. A Ty możesz dowiedzieć się o tym dopiero na końcu, gdy trudno już cokolwiek zmienić.
Drugi scenariusz to sprawdzanie każdego kroku. I tu też rozumiem skąd to pochodzi – z troski o jakość i z poczucia odpowiedzialności za markę. Lub z wcześniejszego doświadczenia: “Osoba która przejęła zadanie może przez długi czas iść w zupełnie innym kierunku niż sobie wyobrażałeś/aś i nawet o tym nie wiedzieć. A Ty dowiadujesz się o tym dopiero na końcu, gdy trudno już cokolwiek zmienić”. Ale podobny schemat może nieść ze sobą inne ryzyko. Osoba której delegujesz zadanie może z czasem stracić poczucie sprawczości przez ciągłą ingerencję w jej działania. Zacznie wtedy działać zachowawczo, bo jak i po co ma podejmować decyzje skoro i tak wszystko Ty weryfikujesz i sterujesz? I wtedy nieświadomie wracamy do punktu wyjścia, czyli do sterowania ręcznego.
Czym więc może być ten złoty środek?
Myślę że złoty środek w delegowaniu to nie jest konkretny harmonogram spotkań ani sztywna procedura raportowania. To raczej wypracowana pewna kultura współpracy, którą warto budować od samego początku.
Spójrz na to w ten sposób. Zamiast sprawdzać czy zadanie jest wykonane, warto po prostu umówić się na konkretny moment w którym omówicie postęp. Nie dlatego że nie ufasz, ale dlatego że taki punkt kontrolny daje obydwu stronom poczucie bezpieczeństwa. Osoba wykonująca zadanie wie że ma przestrzeń do działania, ale też wie że w razie wątpliwości jest zaplanowany moment w którym można spokojnie wprowadzić drobne korekty w razie potrzeby. Ty wiesz że nie musisz pytać na bieżąco bo masz już umówioną weryfikację etapu.
To wtedy jest przestrzeń na małą burzę mózgów, która uczy twojego współpracownika twojego toku myślenia. Wtedy jest moment na dodatkowe wskazówki i porady o których nie pomyślałaś na początku procesu delegowania. To jest przestrzeń na dopracowanie procesu zarówno dla Ciebie jak i dla współpracownika.
Ale tu również pojawia się pytanie – jak często taki punkt kontrolny powinien się pojawiać?
I jak zawsze – to zależy. To zależy od kilku rzeczy:
- od tego na jakim etapie współpracy jesteście – Im dłuższa i bliższa współpraca, tym rzadziej taki punkt jest potrzebny. Im mniej znane zdanie i nowa osoba, tym częściej warto się zatrzymać i sprawdzić czy idziecie w tym samym kierunku.
- od długości całego zadania,
- od tego jak dobrze dana osoba zna już Twoje standardy i oczekiwania,
Co jeszcze może pomóc?
Z moich obserwacji wynika że dużo daje jasne określenie momentu w którym dana osoba powinna wrócić do Ciebie z pytaniem zanim podejmie decyzję. Nie chodzi o to żeby wracała z każdą wątpliwością. Ty znasz zadanie najlepiej i możesz przewidzieć gdzie to może być niezbędne. Chodzi o to żebyście wspólnie, na starcie ustalili które sytuacje mogą wymagać Twojego głosu, a które są w zasięgu samodzielności współpracownika. Taki mały słowniczek decyzyjny – choćby niepisany, potrafi diametralnie zmienić jakość całego procesu. Natomiast gorąco zachęcam jednak, żeby jak najwięcej sobie systematyzować na piśmie czy w aplikacjach. To bardzo ułatwia życie. Nie obciążajmy nadmiernie naszej pamięci operacyjnej bo ona nie jest nieograniczona. Myślę że warto też rozróżnić dwa etapy sprawdzania.
Pierwszy to sprawdzenie procesu – czyli: jak idzie, czy coś wymaga doprecyzowania, czy potrzeba wsparcia. To tutaj właśnie odbędą się te umówione, wspólne weryfikacje.
Drugie to sprawdzanie efektu – czy zadanie zostało wykonane zgodnie z oczekiwaniami. I mam wrażenie że to pierwszy etap jest często pomijany, a to właśnie ten etap pozwala wychwycić ewentualne problemy zanim urosną do rangi kryzysu.
Na koniec
Jestem przekonana że delegowanie z zastosowaniem “złotego środka” to nie jest kwestia znalezienia idealnego systemu kontroli. To raczej kwestia zbudowania takiej relacji i takich ram współpracy, w których obydwie strony wiedzą czego się spodziewać. Stabilna pewność we współpracy, którą przynoszą jasne zasady działania naprawdę przynosi flow we współpracy. I myślę że gdy to zadziała jest to jedna z tych rzeczy w prowadzeniu firmy, która naprawdę zmienia jakość codzienności i uwalnia twój czas.
Deleguj żeby móc płynnie pracować i mieć przestrzeń na rozwój swoijej firmy.
A jak to wygląda u Ciebie? Czy masz już wypracowany jakiś sposób na sprawdzanie postępu bez wchodzenia w każdy detal?
